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O arquivo morto de uma empresa é todo um conjunto de documentos que deve ser armazenado por um determinado período de tempo após seu uso, com a finalidade de possibilitar a consulta, caso seja necessária. Um bom exemplo de arquivo morto são os documentos fiscais, que a lei determina que sejam armazenados por um período que pode variar entre 5 e 20 anos. Antes deste período, o descarte de arquivo morto pode incorrer em problemas para a empresa caso o governo solicite consulta.
Quando os documentos são liberados para expurgo, o descarte de arquivo morto deve ser feito de forma adequada, a fim de proteger informações sigilosas da empresa, de seus clientes e de seus funcionários. Isso significa que o processo de descarte de arquivo morto deve resultar em total ilegibilidade ou eliminação completa das informações constantes nos documentos.
ALTERNATIVAS PARA O DESCARTE DE ARQUIVO MORTO
Existem várias formas adequadas de fazer o descarte de arquivo morto que protegem as informações da empresa e não agridem o meio ambiente. A trituração de papéis é uma forma eficiente de descarte de arquivo morto que pode ser utilizada em folhas tamanho A4 ou superior. Este processo é gratuito e certificado e resulta na obtenção de cerca de 10 a 12 tiras por folha, variáveis em tamanho, que são posteriormente encaminhadas para reciclagem.
Outra maneira de eliminar papéis no descarte de arquivo morto é pelo processo de fragmentação de documentos, que também pode ser utilizado em plásticos e mídias como CDs e DVDs. A fragmentação obtém apresentação final de resíduos em tiras de 12 mm.
Além destas maneiras, o descarte de arquivo morto também pode ser feito com segurança por meio da incineração ecológica, serviço exclusivo, que não envolve queima dos papéis, mas sim sua redução a fibras de celulose onde é impossível recuperar qualquer informação, sendo este o método mais indicado para documentos altamente sigilosos. Também é possível fazer a destruição completa de mídias, HDs e fitas magnéticas, existindo técnicas adequadas para a eliminação de cada um destes tipos de arquivo.
SEGURANÇA NO DESCARTE DE DOCUMENTOS
A Aparas Carvalho é especializada no descarte de documentos. Os arquivos são destruídos imediatamente na chegada à vista do cliente, não ficam armazenados inteiros na empresa e os resíduos são diretamente encaminhados para a reciclagem que é o processo final do descarte.
